Como passar um feedback negativo para o colaborador? Entenda!

Ao passar um feedback negativo, é importante investir em pontos como a comunicação não-violenta, transparência e sinceridade. Saiba como estruturar a conversa visando o desenvolvimento da sua equipe!

Imagem de uma mulher em um espaço aberto, usando o computador e o fone de ouvido. Imagem usada para representar nosso conteúdo sobre feedback negativo.

Sabemos o quanto um feedback negativo pode ser delicado. Trata-se do reflexo de que a performance ou as atitudes de um colaborador (ou equipe) estão abaixo do esperado.

Quando pensamos em bons pilares da gestão de pessoas, o feedback entra como uma das principais maneiras de desenvolvimento.

Afinal, qualquer pessoa precisa entender como sua performance está sendo medida, em quais pontos melhorar e quais se destacam dos demais.

Assim, terá informações suficientes para pedir ajuda e contornar situações complicadas, ou ganhará aquele suporte necessário para brilhar ainda mais na equipe.

Por isso, é muito importante traçar um bom planejamento e execução desse momento.

Retornos negativos, quando repassados de maneira indelicada ou ineficiente, podem contribuir para a insatisfação dos colaboradores ou a alta rotatividade em um setor específico, por exemplo.

Então, se você está em busca de entender melhor sobre o assunto antes de ter essa conversa franca, estruturamos um conteúdo completo que discute a importância do feedback negativo e aponta maneiras de repassá-lo de forma eficiente.

Vamos lá? Tenha uma ótima leitura!

O que é feedback?

Se você chegou até esse conteúdo precisando relembrar sobre o conceito de feedback, não se preocupe. Já falamos sobre o tema anteriormente no nosso blog, mas recuperamos seu significado principal.

“Resumidamente, um feedback é um estímulo à avaliação dos colegas de equipes.  Pode parecer simples, mas esse simples hábito de solicitar e dar feedbacks possui grande impacto na forma de agir. 

Esse costume se torna crucial para entender como os seus comportamentos foram interpretados, além de facilitar o entendimento de comportamentos de colegas de trabalho.

Portanto, entende-se feedback como a comunicação aberta e vulnerável entre o time, e demonstra o investimento no aprendizado.

O feedback negativo

Como você pôde perceber, essa comunicação é baseada nos pilares da sinceridade e vulnerabilidade.

Por mais que as expressões possam amedrontar quem as lê de maneira isolada, tratam-se de sentimentos importantes na hora de “abrir o jogo” sobre o desenvolvimento pessoal e profissional dos seus colaboradores.

Afinal, de que adianta repassar um feedback caso ele esteja repleto de frases para “aliviar a verdade” ou “mascarar” algo que precisa ser dito? Se você precisa trabalhar com receio de passar informações francas, entenda que pode existir um problema aí.

O feedback negativo é um retorno sobre falhas nas execuções de atividades, na tomada de decisões ou até mesmo em alguma conduta que não foi adequada.

Precisamos tomar muito cuidado na hora de repassar essa visão.

Caso contrário, o funcionário que recebeu o recado pode ficar desmotivado, triste ou até mesmo com raiva. Esses sentimentos negativos causam, além da insatisfação, a diminuição da performance e da qualidade das entregas.

Além disso, pense em uma outra questão. Vamos olhar, agora, para o lado do colaborador.

Errar é algo compreensível e faz parte de nós enquanto seres humanos. É claro que existem problemas graves (principalmente aqueles que já foram reportados anteriormente), mas de forma geral, é importante olhar para os erros de uma forma profunda.

Afinal, um colaborador pode estar vivendo desafios alheios ao momento de entregar aquelas funções específicas na hora do trabalho. Seja por questões pessoais ou até mesmo por causa de algum processo da própria empresa.

Percebe, então, como é preciso ter uma visão empática antes de simplesmente repassar essas informações negativas?

Por isso, gostamos de olhar para o feedback negativo, na verdade, como um feedback construtivo.

Dessa forma, a ideia não é simplesmente apontar os erros por si só, mas encontrar nessas falhas as oportunidades necessárias para superar e melhorar.

Como passar o feedback negativo para seus colaboradores?

Vamos, então, ao principal propósito deste conteúdo.

A partir de agora, listamos maneiras interessantes de trabalhar com o feedback negativo pensando, de fato, em oferecer uma mensagem construtiva para os colaboradores.

1. Contextualize o motivo daquela conversa

Já pensou que até mesmo os momentos que antecedem o feedback negativo são importantes?

É verdade! Caso você não faça uma boa preparação para a conversa, poderá causar sentimentos desnecessários no colaborador, como ansiedade, tensão e confusão mental.

Com a cabeça “desalinhada”, imagine que a conversa poderá não ser tão efetiva quanto é preciso neste momento. Por isso, evite pontos como:

  • convidar o funcionário para uma conversa sem dar nenhum contexto;
  • enviar e-mails vagos e com convites em cima da hora;
  • adiantar que aquela conversa será apenas para o feedback negativo;
  • copiar pessoas desnecessárias no momento do convite, ou “falar demais” para quem não precisa ter um contexto do assunto.

Ao contrário, invista em atitudes como as seguintes:

  • promova reuniões periódicas de feedback, assim o colaborador já saberá o que esperar naqueles momentos de troca;
  • caso seja um feedback além do cotidiano, seja claro no e-mail que será necessário conversar com o colaborador, mas evite criar um ambiente de tensão, dúvida ou receio;
  • se for necessário contextualizar pessoas internas sobre a necessidade de ter esse momento de conversa, adiante apenas o que for necessário, já que o colaborador ainda não foi ouvido e não tem como se justificar.

2. Não disfarce o contexto da reunião

Aconteceu algo sério? Alguma conduta foi realizada de forma ineficaz? Existe algum problema no ar?

No início da conversa, deixe claro o motivo exato de você estar ali. Não abra precedentes para que existam dúvidas ao longo do caminho: o colaborador precisa entender o motivo de ter sido acionado.

Isso é necessário por dois motivos principais:

  1. Entendendo o teor da conversa, ele poderá formular seus pensamentos para se explicar a respeito do que aconteceu (mesmo que a explicação seja, na verdade, a incapacidade de justificar, apenas aceitando o erro);
  2. Caso o funcionário não receba bem o feedback negativo, não terá insumo para “desacreditar” a conversa que foi realizada com o RH, seja para si mesmo ou para colegas.

Por exemplo: por medo de passar um feedback, o responsável faz uma série de “rodeios” e elogios que na verdade não fazem sentido naquele momento. Depois, sem construir muito bem o pensamento, inicia os comentários negativos.

Caso a pessoa não concorde com o que foi dito, ou realmente não entenda o motivo de receber aquele retorno, ela terá em sua mente que aquela conversa foi repleta de contradições.

E isso não é legal nem para a evolução do colaborador, nem para o sentimento que fica em ambos os participantes do momento.

3. Trabalhe com dados, não com “achismos”

Você acredita que uma pessoa fez algo indevido? Pensa que poderia ter performado melhor em algum processo? Tem ideias a respeito do comportamento da sua equipe?

Para cada um desses pensamentos, traga dados suficientes que possam comprovar o que você quer dizer.

Não é “a sua performance foi baixa”: seria algo como “você deveria entregar X, mas entregou 0”.

O mesmo vale para feedbacks negativos sobre condutas, comportamentos ou questões mais “subjetivas”. Pessoas reclamaram sobre algo específico? Mesmo que não seja possível expor os outros colaboradores, não deixe a conversa restrita no campo das ideias.

Por mais que você tenha a plena convicção de que algo que foi feito não estava certo, lembre-se que todos temos opiniões e visões diferentes sobre assuntos similares.

Assim, quanto menos dados e confirmações você tiver para embasar aquele feedback negativo, mais ele se torna uma opinião pessoal. E sabemos que não são as opiniões pessoais que promovem (ou até mesmo desligam) um colaborador.

Dessa forma, existem grandes possibilidades do funcionário nem pensar em levar a conversa para o lado pessoal. Afinal, tudo o que foi dito pode ser reforçado de maneiras práticas e reais, palpáveis.

4. Crie uma régua para medir as entregas e deixe as expectativas sempre alinhadas

Imagine só. Um profissional performou bem mal nos últimos meses, as entregas foram realmente ruins.

Todavia, nunca houve uma conversa com aquela pessoa a respeito da “régua” de performance. Se um gestor esperava que ele atingisse um número específico, mesmo que fosse uma expectativa pessoal, por qual motivo ela nunca foi alinhada com o colaborador?

Pense só em quantos feedbacks negativos não precisariam ser repassados caso o colaborador já pudesse medir sua produtividade de antemão.

Essas conversas, que podem ser bem desgastantes, podem ser evitadas quando existe um bom sistema de metas, objetivos e um plano de carreira bem definido.

5. Valorize também aqueles aspectos positivos

No início, falamos sobre a importância de ser transparente ao repassar o feedback negativo, tomando cuidado com a “invenção” de elogios para suavizar a conversa.

Apesar disso, lembre-se também das contribuições positivas que aquela pessoa teve perante a empresa, a equipe e suas entregas.

Afinal, se ela está em sua equipe, existe um motivo, não é mesmo? Cuidado para que a conversa não se transforme em uma sucessão de “ataques”, mesmo que bem intencionados.

Por isso, além de apontar as melhorias e o que deixou a desejar, lembre-se dos motivos pelos quais aquela pessoa está ali. Se não houvessem chances de recuperação e ela fosse realmente tão ruim, o caminho seria a demissão direta, não este momento de troca e construção de uma melhora.

6. Deixe claro o que o colaborador poderá fazer com aquele feedback negativo

Tenha cuidado neste aspecto! Existe uma linha muito tênue entre o feedback negativo e o objetivo geral da conversa.

Caso você simplesmente aponte os erros e encerre por ali mesmo, a conversa poderá parecer muito mais uma “sessão de repreensão” do que um momento para contribuir na carreira do seu colaborador.

Vamos lá, então. Você repassou aqueles feedbacks negativos por um motivo, certo? Se a performance foi ruim, a ideia é aumentar. Se o relacionamento com os colegas está ruim, a ideia é ter mais sinergia com a equipe.

Caso não esteja havendo um fit cultural com a empresa, é hora de reforçar os valores.

Por isso, desenvolva um bom plano de ação e mostre para o colaborador que existem maneiras práticas de superar aquele feedback negativo.

É fundamental que sua equipe saiba, exatamente, o que precisa fazer. Além disso, combine uma data para que haja uma reavaliação dos pontos discutidos neste momento inicial.

Conclusão: estruturando feedbacks negativos com inteligência, estimulamos o desenvolvimento da equipe

Ao final deste conteúdo, esperamos que nossa mensagem tenha sido passada de forma eficiente. Um feedback negativo, quando repassado com inteligência, se transforma em um feedback construtivo.

Assim, você terá a certeza de que está contribuindo e estimulando para o desenvolvimento dos seus colaboradores.

Acima de tudo, lembre-se de alguns pilares importantes, que achamos válido reforçar:

  • sinceridade é importante, mas tome cuidado para que o discurso não fique pesado demais;
  • não faça rodeios e nem tenha receio de adiantar o assunto, o colaborador precisa entender que terá aquele momento de troca para não nutrir ansiedades desnecessárias;
  • nunca repasse um feedback negativo sem trazer alternativas de melhora;
  • compreenda o contexto dos seus colaboradores e lembre-se que se tratam de pessoas, passíveis de falhas e capazes de evoluir;
  • trabalhe a comunicação não-violenta no seu discurso e evite críticas, julgamentos, achismos e opiniões infundadas, mesmo que para você elas façam sentido;
  • valorize aqueles pontos que merecem ser destacados positivamente, afinal ninguém é feito apenas de erros.

E então? Acredita que está melhor preparado para desenvolver o feedback negativo nos seus processos?

Se você gostou deste conteúdo, temos uma outra recomendação interessante para evoluir ainda mais nos processos de desenvolvimento de pessoas. Entenda o conceito de equipe multidisciplinar e saiba como montar uma!

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Ana é Jornalista e trabalha com Marketing Digital desde o ano de 2016. Atua com o desenvolvimento de planos de comunicação, branding e gerenciamento de marcas na web, com foco em blogs corporativos e redes sociais. Além disso, tem experiência escrevendo sobre desenvolvimento pessoal, produtividade, métodos de organização pessoal e temas pertinentes ao universo corporativo em geral.

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